ISO 9001 là gì? Tầm quan trọng của chứng nhận ISO 9001

Khi nghe đến một thương hiệu đạt được chứng nhận ISO 9001, chắc chắn người dùng sẽ có một niềm tin nhất định về thương hiệu đó. Tuy nhiên, chứng nhận ISO là gì thì không phải ai cũng biết. Cùng Kuto.vn tìm hiểu ngay dưới đây để biết được ý nghĩa chứng nhận chất lượng này. 

1. Chứng nhận ISO 9001 là gì?

ISO 9001 là một trong những hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 quốc tế. Đây là một tiêu chuẩn quốc tế được thiết lập để đánh giá hệ thống quản lý chất lượng, áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp:

• Công ty sản xuất
• Công ty dịch vụ
• Tổ chức phi chính phủ
• Bộ phận công quyền 

Chứng nhận này được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) và có giá trị trên toàn cầu. Khi một doanh nghiệp đạt được chứng nhận này, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đó đã được chứng nhận xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.

 Chính vì vậy có thể khẳng định doanh nghiệp có khả năng cung cấp cho thị trường các sản phẩm và dịch vụ đáng tin cậy, luôn cải thiện chất lượng theo thời gian và được khách hàng hài lòng, tin tưởng. 

Để được cấp chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp phải đáp ứng 7 tiêu chí khắt khe về quản lý chất lượng:

• Yêu cầu về bối cảnh của doanh nghiệp, tổ chức.
• Yêu cầu về ban lãnh đạo.
• Yêu cầu về hoạch định phát triển.
• Yêu cầu về hỗ trợ.
• Yêu cầu về quá trình thực hiện.
• Yêu cầu về đánh giá kết quả thực hiện.
• Yêu cầu về cải tiến và đổi mới. 

Tiêu chuẩn chất lượng này được phát hành lần đầu tiên vào năm 1987. Nó là một hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá doanh nghiệp, đồng thời cũng là chứng nhận doanh nghiệp đã đạt được các tiêu chuẩn đó.. Do đó, cần phân biệt rõ “Chứng nhận ISO 9001” và “Tiêu chuẩn ISO 9001” khi đề cập đến thuật ngữ này. 

2. Những thay đổi trong tiêu chuẩn ISO 9001 kể từ khi ban hành đến nay

Kể từ khi được ban hành đến nay, hệ thống tiêu chuẩn ISO nói chung và ISO 9001 nói riêng đã trải qua nhiều thay đổi và đều có các phiên bản nhất định. Riêng với 9001 gồm 5 phiên bản sau đây: 

• Phiên bản năm 1987 (ISO 9001:1987) gồm các tiêu chuẩn về quản lý chất lượng và mô hình đảm bảo chất lượng của doanh nghiệp, thể hiện trên các phương diện Thiết kế/ triển khai, sản xuất, lắp đặt, dịch vụ kỹ thuật. Các phiên bản về sau cơ bản đều dựa trên đánh giá các phương diện này và có bổ sung thêm một số điều kiện mới. 
• Phiên bản năm 1994 (ISO 9001:1994)
• Phiên bản năm 2000 (ISO 9001:2000)
• Phiên bản năm 2008
• Phiên bản năm 2015: Đây là phiên bản mới nhất, thêm điều kiện về việc tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro. Thông qua tiêu chuẩn này, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả để hướng đến phát triển bền vững, ổn định hơn. 

Đồng thời, với tiêu chuẩn mới nhất 2015, 7 điều kiện xét duyệt để doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO 9001 cũng có sự thay đổi:

• Yêu cầu về lãnh đạo
• Yêu cầu về sự tham gia của các thành viên trong tổ chức
• Yêu cầu về tiếp cận theo quá trình
• Yêu cầu về cải tiến và đổi mới
• Yêu cầu về quyết định dựa trên bằng chứng cụ thể
• Yêu cầu về quản lý mối quan hệ.

2. Vì sao ISO 9001 đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp?

Trong nhiều tiêu chuẩn, có thể thấy ISO 9001 đóng vai trò đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp: 

2.1. Chứng minh hệ thống quản lý của doanh nghiệp hiệu quả

Bản chất của hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 chính là quy định rõ việc – rõ người – rõ cách làm. Các hoạt động của doanh nghiệp đều cần phải chuẩn hóa, vận hành theo quy trình khoa học. Mọi thành viên trong tổ chức đều phải nắm bắt được công việc mình cần triển khai. Lãnh đạo đưa ra quyết định hướng dẫn cụ thể, phù hợp, chính xác. 

Khi một doanh nghiệp có hệ thống quản lý chuẩn chỉ, thì chắc chắn hiệu quả hoạt động sẽ được nâng cấp và cải thiện từng ngày. Và đây là nhân tố then chốt quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. 

2.2. Tiếp cận theo quá trình: Yếu tố then chốt quyết định thành công

So với hệ thống tiêu chuẩn 9001 ban đầu năm 1987, ISO năm 2015 đã nhấn mạnh đến yêu cầu về tiếp cận theo quá trình. Cách tiếp cận này mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần bám sát mọi hoạt động theo quá trình và thực hiện với tư duy lặp đi lặp lại. Từ đó, cũng sẽ triển khai vòng lặp Kế hoạch – Thực hiện – kiểm tra – hành động theo cách thức chuyên nghiệp và khoa học nhất. 

Vòng lặp này sẽ mang đến hiệu quả nhất quán, tạo nên một mô hình hoạt động khép kín, tối ưu chi phí, phát triển tốt nhất khả năng nhân sự và từ đó mọi điều chỉnh cũng sẽ được thực hiện kịp thời, giúp doanh nghiệp phát triển ổn định bền vững. 

2.3. Giúp doanh nghiệp quản lý được rủi ro

Đây cũng là một vấn đề rất quan trọng trong nội dung ISO 9001. Doanh nghiệp đi theo tiêu chuẩn này sẽ thiết lập được phương thức quản lý rủi ro hiệu quả. Trong từng dự án, doanh nghiệp sẽ có thể đánh giá được rủi ro, tranh luận về những hành động có thể để giảm thiểu thiệt hại. 

Khi đã có kế hoạch dự phòng, kể cả trong trường hợp xấu nhất là rủi ro xảy ra thì doanh nghiệp cũng sẽ có phản ứng thích hợp nhất, hạn chế các phản ứng cảm tính, thiết lập hàng rào chống đỡ chuyên nghiệp. Từ đó, rủi ro được xử lý hiệu quả, cơ hội sẽ được tối đa hòa. 

2.4. Tập trung vào khách hàng

ISO 9001 rất quan trọng vì nó hướng doanh nghiệp tập trung vào khách hàng, hoàn thiện quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng:

• Thiết lập và thay đổi sản phẩm dịch vụ để đáp ứng tốt nhất yêu cầu khách hàng
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm dịch vụ
• Tận dụng sự tham gia của khách hàng để cải tiến sản phẩm dịch vụ.

Phần thưởng cho các doanh nghiệp đáp ứng được hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chính là doanh nghiệp ngày càng khẳng định vị thế trong mắt khách hàng. Độ nhận diện và phủ sóng thương hiệu cũng tăng lên đáng kể từng ngày. 

3. Lợi ích thiết thực khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào sản xuất kinh doanh

Áp dụng các chỉ tiêu trong hệ thống tiêu chuẩn của ISO 9001 vào trong quá trình hoạt động sẽ mang đến rất nhiều lợi ích. Những lợi ích này giúp chuẩn hóa doanh nghiệp theo thời gian, đồng thời cũng mang đến cho khách hàng những trải nghiệm ngày càng tốt hơn: 

3.1. Lợi ích với doanh nghiệp

• Với lãnh đạo: Lãnh đạo quản lý các hoạt động của tổ chức doanh nghiệp theo cách khoa học hơn, chứng tỏ được hiệu quả. Từ đó, uy tín cũng được củng cố hơn, nhận được sự ủng hộ lớn từ nhân viên.
• Với nhân viên: Nắm rõ được công việc được phân công, phát huy tối đa tiềm lực cá nhân, có thêm động lực để cống hiến và phát triển bản thân. 
• Với hệ thống doanh nghiệp:
  • Hệ thống quản lý trở nên tinh gọn hơn, chặt chẽ hơn, vận hành ổn định, nhanh chóng, trơn tru hơn.
  • Các công đoạn sản xuất kinh doanh, triển khai dịch vụ được kiểm soát chặt chẽ và đúng quy trình
  • Nguồn lực được sử dụng hợp lý nên sẽ tối ưu chi phí, tăng lợi nhuận ròng
  • Sản phẩm dịch vụ có chất lượng ổn định, tăng cường sản lượng sản xuất
  • Kiểm soát được các nguồn nguyên vật liệu đầu vào, đầu ra, giảm phế phẩm không cần thiết. 
  • Cải thiện hiệu quả văn hóa doanh nghiệp, giải quyết nhanh chóng các mâu thuẫn bất hòa nội bộ, triệt tiêu nhanh chóng các xung đột để trở thành tập thể thống nhất, đoàn kết.

3.2. Lợi ích với khách hàng

Với khách hàng, sử dụng sản phẩm dịch vụ của các doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO 9001 sẽ có rất nhiều lợi ích. Trong đó, lợi ích dễ nhìn thấy nhất chính là được trải nghiệm sử dụng các sản phẩm dịch vụ chất lượng cao. Đồng thời, khách hàng cũng được doanh nghiệp tôn trọng, đáp ứng tốt nhất các nhu cầu ngày càng khắt khe hơn. 

Ngoài ra, tiêu chuẩn ISO 9001 cũng rất có ích với nhà nước và các cấp quản lý. Thông qua số lượng doanh nghiệp đạt được chứng nhận, nhà nước có thể dễ dàng kiểm soát, quản lý chất lượng của từng phân ngành, từng doanh nghiệp và mở rộng ra là toàn bộ hệ thống nền kinh tế. 

Một đất nước có nhiều doanh nghiệp đạt chứng nhận 9001 thì càng chứng minh được tiềm lực kinh tế, khẳng định uy tín trên thị trường quốc tế, nhận được sự quan tâm đầu tư nước ngoài nhiều hơn.  

4. Doanh nghiệp phải làm gì để được chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001?

Để đạt được chứng nhận ISO 9001 là cả một quá trình dài phấn đấu, cải tổ hệ thống của doanh nghiệp. Có thể nói, trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh quốc tế như hiện nay, việc một doanh nghiệp nhận được chứng nhận này có ý nghĩa rất quan trọng để khẳng định vị thế, khẳng định uy tín thương hiệu. Để sớm được cấp chứng nhận, các doanh nghiệp cần:

• Bám sát các tiêu chuẩn của ISO 2015 (tiêu chuẩn mới nhất). Đưa ra mục tiêu, kế hoạch thời gian dự định để đạt được chứng nhận. Từ đó sẽ có hướng đi rõ ràng hơn, tăng tỷ lệ thành công trong việc đạt được chứng nhận này. 
• Bắt đầu triển khai thực hiện các quy trình, quy định của hệ thống quản lý chất lượng trong ISO 9001. Áp dụng triệt để trong từng công tác hàng ngày, từ đó giúp toàn bộ hệ thống bắt đầu làm quen và triển khai cuộc “chạy đua” đạt chứng nhận. 
• Đào tạo nhân viên, triển khai các nội dung trong chứng nhận ISO cho nhân viên, từ đó nâng cao năng lực làm việc cho toàn bộ đội ngũ. 
• Ban lãnh đạo cần phải có cam kết, có sự gắn kết, đồng lòng trong thực hiện nhiệm vụ
• Kiểm tra, đánh giá, cải tiến, chỉnh sửa hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Đổi mới và cải tiến liên tục đáp ứng các điều kiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa. 
• Xây dựng môi trường làm việc có văn hóa và bản sắc riêng, hướng đến mục tiêu giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực và nhận về đãi ngộ xứng đáng nhất. Từ đó nhân viên sẽ có động lực cống hiến, giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững, hiệu quả. 

5. Kết luận

Trên đây là những nội dung cơ bản về chứng nhận chất lượng ISO 9001. Đồng thời, cũng nêu rõ những bí quyết để doanh nghiệp kinh doanh phụ kiện khác thành công và đạt được chứng nhận. Áp dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có bước đi vững chắc trên thị trường, hướng đến phát triển và hội nhập quốc tế thành công!